In der Gastronomie steht ein gutes Restaurant für leckere Gerichte, qualitativ hochwertige Zutaten und hervorragend ausgebildete Servicekräfte. Das würden auf jeden Fall die Gäste sagen. Allerdings erkennt man aus Branchensicht eine erstklassige Gastwirtschaft erst bei einem Blick hinter den Kulissen: Wenn das Personal in der Küche Lebensmittel nach Vorschrift lagert, auf Hygiene großen Wert legt und insbesondere wenn das Restaurant seine Finanzen unter Kontrolle hat. Vor allem was Warenwirtschaft und Buchhaltung angeht, gelten in der Gastronomie strenge Regelungen.

Werden die Bücher nicht ordentlich geführt, riskiert man eventuelle hohe Strafen. Es ist sogar möglich, die Konzession zu verlieren. Um das zu vermeiden, wird hier verraten, auf was es bei der Warenlogistik und Buchführung in der Gastronomie ankommt und wie man mit Software-Lösungen für die Gäste noch mehr Zeit hat.

Sorgfalt ist ein Muss

Für eine saubere Buchhaltung lautet das oberste Gebot: Ordnung halten. Denn letztlich muss jede Buchung gegenüber dem Finanzamt nachgewiesen werden können. Daher sind alle Belege aufzuheben. Dann hat man schon einmal eine grobe Übersicht über die Ausgaben und Erlöse. Ab einer bestimmten Einnahmenhöhe gelten außerdem für manche Unterlagen strenge Aufbewahrungsfristen. Wenn die Dokumente lückenlos und systematisch abgeheftet werden, ist das sicherlich schon einmal für den Jahresabschluss eine verlässliche Grundlage.

Die passende Form der Buchhaltung wählen

In der Gastronomie genügt eine EÜR (Einnahmenüberschussrechnung). Das lückenlose und chronologische Erfassen sämtlicher Ausgaben und Einnahmen in einer Liste ist ein Kennzeichen dieser Buchführungsform. Gibt es irgendwo eine auffällige Lücke, werden die fehlenden Beträge vom Finanzamt geschätzt, was für die Gastwirtschaft nicht zu ihrem Vorteil verläuft. Die EÜR wird entweder als Ist- oder Soll-Versteuerung geführt. Für Restaurants ist die zweite Variante sinnvoller, da hier zudem noch nicht beglichene Belege, auch die ein- und ausgehenden, berücksichtigt werden. Man muss zwar auf diese Art die Umsatzsteuer der noch offenen Kundenrechnungen auslegen. Dafür ist es andererseits möglich, beim Finanzamt die fehlenden Vorsteuerbeträge einzufordern. So wird die finanzielle Auswertung aussagekräftiger.

Aufzeichnung der Personalkosten

Bei der Buchhaltung sind letztlich die Personalkosten ein entscheidender Posten. Weil gerade Aushilfen in der Gastronomie gerne mal illegal beschäftigt werden, sind diese Abgaben sehr genau aufzuzeichnen und die Arbeitszeiten der Mitarbeiter lückenlos zu erfassen. Letztlich kennen die Behörden hier keine Gnade. Mit diesen Punkten ist es bei der gastronomischen Buchhaltung jedoch noch nicht getan.

Den Steuerberater beauftragen oder selber erledigen?

Bei der Abrechnung spielen im Alltag der Gastwirtschaft zudem Rechnungen, Abschreibungen, das Kassenbuch und zahlreiche andere Aspekte eine wichtige Rolle. Wer keinen Steuerberater kennt, kann die Buchhaltung selbstverständlich selber übernehmen. Das geht am besten mit der entsprechenden Software, deren ausführlicher Funktionsumfang die Bürokratie stark reduziert.

Wareneinkauf einfach ohne Karteikarten

Neben dem aufwendigen Erfassen der Kapitalbewegungen in der Buchhaltung gilt die Warenwirtschaft als die zweitgrößte Baustelle der Restaurantverwaltung. Bei dieser geht es um den Einkauf, Qualitätssicherung und Überwachung der Zutaten und Waren, welche in der Gastwirtschaft angeboten werden. Nachdem früher die Lagerbestände noch aufwendig mit Bestandsbüchern oder Karteikarten zu kontrollieren waren, laufen die Auftragsbearbeitung und andere Prozesse heutzutage aufgrund der speziellen Warenwirtschaftssysteme automatisch ab, was eine wahre Zeitersparnis für die Gastronomie darstellt. Hauptsächlich profitiert davon der Einkauf. Dieser funktioniert nicht ohne aktuelle Bestandsdaten. Letztlich sind in der Warenbeschaffung die Mitarbeiter dafür verantwortlich, sowohl genügend Produkte zu bestellen als auch schnell, frisch, rechtzeitig und preisgünstig in das Restaurant zu bringen. Mithilfe von detaillierten Lieferstatistiken werden diese Aufgaben vereinfacht. Das sorgt dafür, dass die Kosten für die Lagerung sich im Rahmen halten und die Waren frühzeitig vor dem Mindesthaltbarkeitsdatum verarbeitet werden, was zusätzlich die Umwelt schont.

Ohne genügend Daten keine Planung

Werden alle Beschäftigten und deren Aufgaben innerhalb vom Warenprozess der Software berücksichtigt, kann dieses System funktionieren. Wenn der Arbeitsablauf nicht vollendet ist oder die Beschäftigten keinen Zugriff auf das Warenwirtschaftssystem haben, stimmen unter Umständen die Lagerdaten mit der Realität nicht mehr überein, was bewirkt, dass die Planungsgrundlage dahin ist.

Technischer Fortschritt innerhalb der Gastronomie

Insgesamt kann man sagen, dass die Digitalisierung in der Gastronomie schon lange angekommen ist. Gerade bei Aufgaben wie der Warenwirtschaft oder der Buchhaltung ist es möglich, dass bedürfnisorientierte Anwendungen der Restaurantverwaltung und den -mitarbeitern ihren Arbeitsalltag vereinfachen und im besten Fall sogar Kosten einsparen.

zurück zur Übersicht